为了加强对学校办公室各会议室的管理，使会议室的管理逐步规范化、制度化，提高使用效率，特制定本办法。

一、本办法适用的会议室：

科技信息楼南1501（可容纳35人），南1502（可容纳10人）、南1507（可容纳40人）、南1510（可容纳30人）

科技信息楼1602（可容纳20人）、科技信息楼1607（可容纳120人）、

逸夫图书馆五楼报告厅（可容纳400人）、小会议室（可容纳25人）、图书馆贵宾室（可容纳24人）。

二、以上会议室面向全校开放使用。

三、以上会议室优先保证学校周表上的会议、校领导主持召开的会议以及重要的接待活动使用。

四、无会期间，学校办公室行政科（以下简称行政科）应定期维护好会议室内环境整洁和卫生，做好会议室设备的管理。

五、学校党委会、校长办公会、校领导主持的各类会议和全校大会，由行政科负责会务工作。

六、校内各单位可以申请使用校办会议室，但须至少提前一天在校内OA系统上填写《学校办公室会议室使用申请表》，详细填写会议使用事由、会议人数、使用时间、联络人、联系电话，以便于会议室的统筹安排。学校办公室审核同意后，由会议召集单位负责通知人员参会。未经批准，任何部门和个人不得擅自使用会议室。

七、召集单位因未报备、报备不及时或不明确而造成延误会议等后果，由召集部门负责。

八、申请使用会议室的单位须安排本部门相关会务人员提前与行政科取得联系，共同协调会务事宜。会议所需茶水、横幅、材料准备等会务工作一般由会议召集单位负责；如需音响、投影方面，由行政科派专人负责；如需照相摄影，由会议召集单位联系宣传部派人负责。

九、根据会议需求，需在会议室悬挂、张贴的标语条幅及杂物等，用后应及时清除，以保持环境整洁。

十、其他单位使用会议室时，未经行政科同意，不得改变其设备、家具的位置，不得将会议室物品携出室外。

十一、会议或活动结束后，召集单位会务人员必须配合行政科对会议室所有设备设施进行全面检查，关闭各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗，整理桌椅，打扫卫生。严防火灾及盗窃事故发生。要确保做到会散、人走、窗闭、电源关、设备齐、门上锁。

十二、以上未尽事项由学校办公室负责解释。

十三、本办法自下发之日起执行。