校内各单位：

为加强作风建设，改进文风会风，进一步提高校级会议效率，现对校级会议有关事项规范如下。

一、校党委常委会、校长办公会

1.明确范围。各单位要认真研读《闽南师范大学校长办公会议议事规则》《中共闽南师范大学委员会常务委员会会议议事规则》，严格按照议事范围确定上会议题。

2.议题审批。议题必须经会议主持人同意上会后，再启动议题审批程序。OA审批要及时跟踪，以便尽快完成申报。上会议题可以即时申报，学校办公室将统筹安排上会时间。

3.强化沟通。涉及规章制度、方案、规划类的议题须在会前按照《闽南师范大学党政规章制度和规范性文件前置审核工作规程（试行）》（闽南师委〔2018〕50号）进行前置审核，并在提交材料时一并提交前置审核表；议题涉及其他部门的，要充分会稿；认真填写《闽南师范大学议题材料审核单》，一个议题填写一张审核单，审核单在会稿栏填完后与议题材料一并提交学校办公室。

4.议题安排。在议题材料审核完成后，按照轻重缓急原则，优先安排重要、紧急议题，每次校党委常委会、校长办公会审议的议题原则上各不超过8个。

5.材料准备。（1）准备汇报稿。每个议题都必须有汇报稿（除传达学习议题外），原则上无汇报稿的不能上会。汇报稿标题为“关于XXXXX的请示”或“关于审议《XXXXX》的请示”，抬头写“校长办公会：”或“党委常委会：”，正文描述事项缘由、请示内容、本部门的处理建议。文末另起一行写“妥否，请研究。”最后落本部门名称和日期，其他材料附后。（2）材料整理。材料一律左侧两钉，若材料中有表格的，表头朝左。若需要在会议室的显示屏演示的，须提前联系学校办公室将演示材料拷入会场设备，并将演示材料发送学校办公室。（3）列席单位材料。议题须其他部门列席的，列席人员材料由汇报部门提供，并确保材料与提交校领导的材料一致。

6.材料报送。学校办公室在OA议题审批完成后受理议题材料，原则上开会前一天不再受理当次会议议题申报及材料更换（例：周四开会，议题审批、提交材料必须在周二上午下班前完成；周二开会，材料必须在上周五上午下班前提交）。会前两天只需交一份纸质材料及一份议题材料审核单（若有前置审核表的一并附上），待校领导审核议题材料后，将修改完善后的纸质材料准备18份交到学校办公室，同时将材料电子版通过QQ发送给学校办公室。若材料内容不宜由学校办公室整理上会的，临开会前需要更换议题材料的，或在规定时间未能提交材料的，可于开会时由汇报人呈校领导参阅，会后须存一份在学校办公室备查。

7.议题汇报。议题汇报人应根据学校办公室通知的预估时间点提前在候会室等候。若议题提前，会临时通知。原则上由部门主要负责人汇报议题，本部门陪同列席人员不得超过1名。

8.落实督办。各议题单位原则上在会后第二天对会议纪要会稿完毕。对于会议议定的重要事项，纳入督办范围。

9.会前流程图：会前沟通（或前置审核）——会议主持人同意——OA发起议题审批并填写材料审批单——会前两天交议题材料和审批单——校领导审核议题材料、学校办公室排会——会前一天交18份已完善的议题材料（含电子版），并自行为列席人员准备材料——按时间点在候会室等候参会。

二、列入周活动表的校级会议

1.填报范围。原则上涉及校领导主持或参加的重要会议；需要多部门协调、参会人员在10人及以上的重要会议。

2.填报时间。每周五至下周一上午9:00前。

3.填报流程。办公OA中填写“活动安排表”，周一上午由学校办公室整理呈报并发布。

4.会前沟通。各单位经办（办公室）负责按照周活动表内容及时通知参会人员参会，未通知到位的将追责。为提高会议效率，涉及多部门会商的会议，由组织部门在会前进行初步沟通，征求相关部门意见，充分收集问题，达成基本共识，并联系学校办公室做好会场相关会务。

5.会务安排。会议组织部门根据需要负责做好参会名单收集、会议签到、会议录音、会议记录、会议纪要、新闻报道及会议相关补充通知等。

6.其他情况。周活动表一经发布原则上不再修改。若确需修改的，由组织部门另行通过其他渠道发布。

各单位自行制定本单位会议方案，学校办公室将适时抽查。

特此通知。

闽南师范大学办公室

2021年12月2日